Nebenkostenabrechnung prüfen: acht Schritte und zwei Fristen

Zwei Fristen, die in beide Richtungen laufen

Die Betriebskostenabrechnung ist kein Bescheid, sondern eine Forderung aus dem Mietvertrag. Trotzdem hängen an ihr zwei harte Fristen, und beide dauern zwölf Monate.

Die Frist des Vermieters. § 556 Abs. 3 BGB verlangt, dass über die Vorauszahlungen jährlich abgerechnet wird und dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt wird. Wird diese Frist versäumt, ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Das ist eine Ausschlussfrist, keine Verjährung: Sie wirkt von selbst, ohne dass Sie sich darauf berufen müssten. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil eine kommunale Abgabenbehörde ihren Bescheid selbst zu spät erlassen hat, bleibt die Nachforderung möglich.

Wichtig ist die Gegenrichtung: Ein Guthaben verfällt nicht. Der Anspruch auf Abrechnung besteht weiter, und wenn sich daraus ein Guthaben ergibt, muss es ausgezahlt werden. Wer nach Ablauf der Frist keine Abrechnung erhalten hat, sollte sie schriftlich anfordern, statt sich zu freuen.

Die Frist des Mieters. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Die Frist läuft ab Zugang, nicht ab dem Datum auf dem Schreiben; heben Sie deshalb den Umschlag auf oder notieren Sie das Eingangsdatum. Wie eine solche Monatsfrist gezählt wird, steht unter Fristen richtig berechnen, rechnen können Sie es mit dem Fristenrechner.

Was umgelegt werden darf und was nicht

Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Das Wort „laufend" trennt sie von einmaligen Ausgaben. § 2 BetrKV zählt abschließend 17 Positionen auf:

Position 17 ist kein Freibrief. „Sonstige Betriebskosten" dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Eine pauschale Klausel „und sonstige Betriebskosten" genügt dafür nicht.

Ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV:

• Verwaltungskosten: Kosten für die Geschäftsführung, für Personal und Einrichtungen der Verwaltung, für Prüfung des Jahresabschlusses und für die Geschäftsführung selbst. Eine Position „Verwaltung", „Hausverwaltung" oder „Verwaltervergütung" in einer Wohnraumabrechnung ist damit unzulässig.
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: alles, was während der Nutzungsdauer aufgewendet werden muss, um Mängel infolge von Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung zu beseitigen. Reparaturen gehören dem Vermieter, nicht dem Mieter.

Der Unterschied wird oft im Detail versteckt. Die Wartung einer Anlage ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Steht in der Abrechnung ein Posten „Wartung und Instandsetzung Heizung" in einer Summe, ist er in dieser Form nicht umlagefähig, weil sich der zulässige Teil nicht abgrenzen lässt.

Ebenfalls häufig zu Unrecht in der Abrechnung: Kosten der Erstanschaffung von Geräten, Bankgebühren, Mahnkosten, Rechtsverfolgungskosten, Leerstandsanteile und Kosten für gewerbliche Einheiten, die nicht vorab herausgerechnet wurden.

Der Umlageschlüssel

Ohne besondere Vereinbarung gilt der gesetzliche Maßstab: § 556a Abs. 1 BGB legt fest, dass die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen sind. Der Mietvertrag kann etwas anderes bestimmen, etwa Umlage nach Personenzahl oder nach Wohneinheiten. Was einmal vereinbart ist, gilt; der Vermieter darf den Schlüssel nicht jedes Jahr wechseln.

Eine Ausnahme regelt § 556a Abs. 2 BGB: Werden Kosten verbrauchs- oder verursachungsabhängig erfasst, kann der Vermieter durch schriftliche Erklärung bestimmen, dass sie künftig nach diesem Maßstab umgelegt werden. Das betrifft vor allem Wasser nach Zähler und Müll nach Behältervolumen. Eine für den Mieter nachteilige Abweichung von dieser Regel ist unwirksam (§ 556a Abs. 4 BGB).

Prüfen lässt sich das mit einer einfachen Kontrollrechnung: Die in der Abrechnung genannte Gesamtfläche des Hauses und Ihre Wohnfläche ergeben Ihren Anteil. Weicht die angegebene Wohnfläche von der im Mietvertrag ab, stimmt der ganze Verteilerschlüssel nicht.

Heizkosten: der Sonderfall mit eigener Verordnung

Heizung und Warmwasser folgen nicht dem allgemeinen Schlüssel, sondern der Heizkostenverordnung. § 7 Abs. 1 HeizkostenV verlangt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch verteilt werden. Der Rest geht nach Wohnfläche oder umbautem Raum. Ein Vermieter, der 100 Prozent nach Verbrauch oder 100 Prozent nach Fläche abrechnet, verstößt gegen die Verordnung.

Die Folge steht in § 12 Abs. 1 HeizkostenV: Wird entgegen den Vorschriften nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, hat der Nutzer das Recht, den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent zu kürzen. Weitere je 3 Prozent kommen hinzu, wenn keine fernablesbaren Erfassungsgeräte installiert wurden oder die Informationspflichten nach § 6a HeizkostenV nicht erfüllt sind.

Diese Informationspflichten sind neu genug, dass viele sie nicht kennen: Sind fernablesbare Zähler oder Heizkostenverteiler installiert, muss der Gebäudeeigentümer den Nutzern seit dem 1. Januar 2022 monatlich eine Verbrauchsinformation zur Verfügung stellen. Sie enthält den Verbrauch des Nutzers in Kilowattstunden, den Vergleich mit dem Vormonat und mit demselben Monat des Vorjahres sowie einen Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Kategorie. Wer diese Mitteilungen nie bekommen hat, obwohl fernablesbare Geräte verbaut sind, hat einen Kürzungsgrund in der Hand.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB enthält einen Halbsatz, der gerne überlesen wird: Bei der Abrechnung „ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten". Der Vermieter muss also so wirtschaften, wie es ein vernünftiger Eigentümer täte, der die Kosten selbst trägt. Kosten, die dagegen verstoßen, sind nicht umlagefähig.

Praktisch greift das Gebot dort, wo ein Posten aus dem Rahmen fällt: eine Hausreinigung, die das Dreifache des Ortsüblichen kostet, eine Versicherungsprämie, die ohne Grund verdoppelt wurde, ein Wartungsvertrag mit Leistungen, die es im Haus gar nicht gibt. Der Einwand muss konkret sein. „Zu teuer" reicht nicht; hilfreich sind Vergleichsangebote oder die Vorjahreswerte aus früheren Abrechnungen.

Die Prüfreihenfolge in acht Schritten

1. Zugangsdatum notieren Schreiben Sie das Datum auf die Abrechnung, an dem sie im Briefkasten lag. Prüfen Sie zuerst, ob die Zwölfmonatsfrist des Vermieters gewahrt ist. Ist sie abgelaufen, ist eine Nachforderung ausgeschlossen; ein Guthaben können Sie trotzdem verlangen.
2. Formalien prüfen Eine Abrechnung muss die Gesamtkosten je Position, den Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen enthalten. Fehlt einer dieser Bestandteile, ist sie formell unwirksam und setzt keine Nachzahlungspflicht in Gang.
3. Abrechnungszeitraum und Mietzeit abgleichen Sind Sie unterjährig ein- oder ausgezogen, dürfen Ihnen nur die anteiligen Monate berechnet werden. Verbrauchsabhängige Kosten werden dabei nach Verbrauch, nicht nach Monaten geteilt.
4. Positionen mit § 2 BetrKV abgleichen Streichen Sie jede Position, die dort nicht steht, und jede, die im Mietvertrag nicht vereinbart ist. Achten Sie besonders auf Verwaltungskosten und Reparaturen.
5. Verteilerschlüssel und Flächen prüfen Stimmt Ihre Wohnfläche mit dem Mietvertrag überein? Passt die Gesamtfläche des Hauses? Wurden Gewerbeeinheiten und Leerstand herausgerechnet?
6. Heizkosten gesondert prüfen Liegt der Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent? Sind die Zählerstände plausibel und passen die Anfangswerte zu den Endwerten des Vorjahres? Haben Sie die monatlichen Verbrauchsinformationen erhalten?
7. Vorjahresvergleich ziehen Legen Sie die Abrechnung des Vorjahres daneben. Ein Posten, der sich ohne erkennbaren Grund verdoppelt hat, ist der beste Einstieg in das Wirtschaftlichkeitsgebot.
8. Belegeinsicht verlangen Erst wenn eine Position auffällig ist, lohnt der Blick in die Rechnungen. Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren; er darf sie auch elektronisch zur Verfügung stellen. Setzen Sie dafür eine Frist und halten Sie Ihre Einwendungsfrist im Blick.

So schreiben Sie Ihre Einwendungen

Einwendungen sind formlos, sollten aber nachweisbar zugehen. Ein kurzer Brief genügt, konkret und mit Fristsetzung:

Betreff: Betriebskostenabrechnung 2025, Wohnung [Anschrift], zugegangen am [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen Ihre Abrechnung erhebe ich fristgerecht folgende Einwendungen:

1. Die Position „Hausverwaltung" in Höhe von [Betrag] ist nicht umlagefähig. Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten.
2. Die Position „Reparatur Hauseingangstür" in Höhe von [Betrag] ist eine Instandsetzungsmaßnahme und nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht umlagefähig.
3. Die Heizkosten sind zu 100 Prozent nach Wohnfläche verteilt. § 7 Abs. 1 HeizkostenV verlangt mindestens 50 Prozent nach erfasstem Verbrauch. Ich mache das Kürzungsrecht nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV geltend.

Zur Prüfung bitte ich um Einsicht in die Belege der Positionen 1 bis 3 sowie in die Ablesewerte der Heizkostenverteiler. Bitte teilen Sie mir bis zum [Datum, etwa drei Wochen] mit, wann und wo die Einsicht möglich ist oder übersenden Sie die Belege elektronisch.

Die Nachzahlung überweise ich unter Vorbehalt der Rückforderung.

Der Vorbehalt am Ende ist wichtig, wenn Sie zahlen wollen, um Streit zu vermeiden: Er verhindert, dass die Zahlung als Anerkenntnis gewertet wird.

Vorauszahlungen anpassen

Nach jeder Abrechnung darf jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das gilt in beide Richtungen. Nach einer hohen Nachzahlung erhöht der Vermieter meist von sich aus. Nach einem hohen Guthaben können Sie umgekehrt eine Senkung verlangen, was das Monatsbudget entlastet, aber im Folgejahr das Guthabenpolster nimmt.

Wer knapp kalkuliert, sollte beides zusammen betrachten: Eine hohe Warmmiete kann Anlass sein, den Anspruch auf Wohngeld zu prüfen. Dabei zählt allerdings die Bruttokaltmiete, während Heizung und Warmwasser über eine gesonderte Komponente berücksichtigt werden.

Wohin bei Streit

Bevor es teuer wird, gibt es zwei günstige Anlaufstellen. Der Mieterverein am Wohnort prüft Abrechnungen im Rahmen der Mitgliedschaft, die Beiträge liegen meist im niedrigen dreistelligen Bereich pro Jahr und enthalten oft einen Rechtsschutz. Die Verbraucherzentrale des Landes bietet Beratung zu Betriebs- und Energiekosten, teils gegen ein Entgelt pro Termin. Wer die Kosten dafür nicht aufbringen kann, kann beim Amtsgericht Beratungshilfe beantragen.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Gegen eine Nebenkostenabrechnung gibt es keinen Widerspruch im Sinne des Verwaltungsrechts, weil sie kein Verwaltungsakt ist. Der passende Begriff ist die Einwendung. Anders ist es bei Bescheiden über kommunale Abgaben wie Grundsteuer oder Abfallgebühren, die als Verwaltungsakte ergehen und einen Widerspruch mit eigener Frist zulassen.

Die häufigsten Fehler in Abrechnungen

• Verwaltungskosten als eigene Position. Bei Wohnraum niemals umlagefähig, auch nicht anteilig.
• Reparatur und Wartung in einer Summe. Der Reparaturanteil muss herausgerechnet werden, sonst entfällt die Position.
• Falsche Wohnfläche. Ein Zahlendreher im Verteilerschlüssel wirkt sich auf jede einzelne Position aus.
• Leerstand auf die Mieter verteilt. Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Eigentümer.
• Heizkosten zu 100 Prozent nach Fläche. Verstoß gegen § 7 Abs. 1 HeizkostenV mit Kürzungsrecht von 15 Prozent.
• Zählerstände ohne Anfangswert. Ohne Anfangs- und Endstand lässt sich der Verbrauch nicht nachvollziehen.
• Abrechnung nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist. Nachforderung ausgeschlossen, oft ohne dass es jemand bemerkt.