Ausweise und Dokumente: wer stellt aus, was kostet es, wie lange gilt es

Welche Stelle stellt welches Dokument aus

Die vier Dokumente, die im Alltag am häufigsten gebraucht werden, kommen von vier verschiedenen Stellen. Das erklärt, warum die Gebühren so unterschiedlich geregelt sind und warum eine Auskunft aus der Nachbarstadt nicht immer passt.

Personalausweis und Reisepass stellt die Ausweis- beziehungsweise Passbehörde Ihrer Gemeinde aus. Sie heißt je nach Ort Bürgeramt, Bürgerbüro, Einwohnermeldeamt oder Rathaus. Zuständig ist die Behörde an Ihrem Wohnort, also dort, wo Sie mit Hauptwohnung gemeldet sind. Wer bei einer anderen Behörde beantragt, zahlt einen Zuschlag. Die Gebühren stehen im Bundesrecht und sind deshalb überall gleich hoch.

Das Führungszeugnis stellt immer das Bundesamt für Justiz in Bonn aus, das auch das Bundeszentralregister führt. Ihr Bürgeramt nimmt nur den Antrag auf, prüft Ihre Identität und leitet weiter. Denselben Antrag können Sie mit der Online-Ausweisfunktion direkt beim Bundesamt stellen und sparen sich den Weg.

Beglaubigungen verteilen sich auf zwei Welten. Die einfache amtliche Beglaubigung einer Kopie oder einer Unterschrift macht eine Behörde mit Dienstsiegel, und was sie kostet, bestimmt das jeweilige Land oder die kommunale Satzung. Die öffentliche Beglaubigung und die Beurkundung sind dem Notariat vorbehalten, hier gilt bundeseinheitlich das Gerichts- und Notarkostengesetz.

Apostille und Legalisation sind noch einmal eine eigene Ebene. Zuständig ist gestuft je nach Herkunft der Urkunde das Landgericht, die Mittelbehörde des Landes oder das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.

Was Sie hier finden

• Personalausweis: Kosten und GültigkeitNeue Gebühren seit Februar 2026, digitales Pflichtfoto und wofür die Online-Funktion taugt.
• Reisepass: Kosten, Gültigkeit, ExpressGebühren, Gültigkeit, Express und warum jedes Kind seit 2024 einen eigenen Pass braucht.
• Führungszeugnis: Arten, Kosten, InhaltVier Arten, eine Gebühr von 13,00 Euro. Wer befreit ist und warum drei Monate keine Frist sind.
• Beglaubigung: amtlich, öffentlich, ApostilleVier Stufen von der Kopie bis zur Beurkundung, dazu Apostille und Kosten nach GNotKG.

Gebühr und Gültigkeit auf einen Blick

Zwei Positionen aus dieser Tabelle sind 2026 neu. Der Personalausweis ist zum 7. Februar 2026 teurer geworden, von 37,00 auf 46,00 Euro und von 22,80 auf 27,60 Euro. Der Reisepass dagegen kostet unverändert 70,00 beziehungsweise 37,50 Euro. Wer beides gleichzeitig beantragt, zahlt beide Gebühren; einen Kombinationsrabatt gibt es nicht.

Was Sie zum Termin mitbringen müssen

Die häufigste Lücke ist die Geburtsurkunde. Viele Menschen haben nur eine Kopie im Ordner, und Kopien reichen für die Erstausstellung nicht. Ist das Original weg, stellt das Standesamt des Geburtsorts eine neue Urkunde aus, und dieser Umweg kostet Zeit, die vor einer Reise selten da ist.

Drei Regeln, die für alle Ausweisdokumente gelten

1. Persönlich erscheinen Ausweis und Pass werden nicht per Post beantragt. Die Behörde nimmt die Fingerabdrücke ab und prüft die Identität vor Ort (§ 9 Abs. 1 PAuswG, § 6 Abs. 1 PassG). Eine Vollmacht hilft nur beim Abholen, nicht beim Beantragen.
2. Digitales Lichtbild mitbringen oder vor Ort machen lassen Seit dem 1. Mai 2025 wird das Passbild elektronisch übermittelt, seit dem 1. August 2025 werden Papierbilder nicht mehr angenommen. Entweder Sie lassen das Bild in der Behörde aufnehmen, oder ein zertifizierter Fotograf überträgt es verschlüsselt und gibt Ihnen einen Code mit.
3. Früh anfangen Eine amtliche, bundesweit verbindliche Zusage, wie lange die Herstellung dauert, gibt es nicht. Verbindlich ist nur, was Ihre Behörde Ihnen im Einzelfall sagt. Wer eine Reise plant, prüft das Ablaufdatum am besten mehrere Monate vorher.

Welches Dokument Sie tatsächlich brauchen

Für den Aufenthalt in Deutschland genügt der Personalausweis. Eine Pflicht, ihn ständig mit sich zu führen, gibt es nicht, wohl aber die Pflicht, ihn zu besitzen und auf Verlangen vorzulegen. Für Reisen innerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums und in die Schweiz reicht der Personalausweis ebenfalls. Erst außerhalb dieses Raums wird der Reisepass verlangt, und viele Staaten erwarten zusätzlich eine Restgültigkeit von sechs Monaten bei der Einreise. Welche Regel für Ihr Reiseziel gilt, steht in den Reise- und Sicherheitshinweisen des Auswärtigen Amtes zum jeweiligen Land.

Das Führungszeugnis verlangt niemand ohne Grund. Es wird typischerweise gefordert bei einer neuen Anstellung, bei einer Gewerbeanmeldung, bei einem Ehrenamt mit Kontakt zu Kindern und Jugendlichen und bei Anträgen auf bestimmte Erlaubnisse. Welche der vier Varianten gebraucht wird, entscheidet nicht die Antragstellerin, sondern die Stelle, die es anfordert.

Beglaubigungen entstehen fast immer als Nebenschauplatz: eine Hochschule will das Zeugnis beglaubigt sehen, ein Grundbuchamt will eine öffentlich beglaubigte Unterschrift, eine ausländische Behörde will eine Apostille. Der entscheidende Punkt: Diese drei Anforderungen sind nicht austauschbar. Eine amtliche Beglaubigung ersetzt keine öffentliche, und keine der beiden ersetzt eine Beurkundung.

Woran Anträge scheitern

• Fehlende Zustimmung des zweiten Elternteils. Bei Kindern müssen beide Sorgeberechtigten zustimmen. Kommt nur ein Elternteil, braucht er die schriftliche Einwilligung des anderen und dessen Ausweis in Kopie. Ohne beides wird der Antrag nicht aufgenommen.
• Papierfoto in der Tasche. Bilder auf Papier oder auf einem USB-Stick werden seit dem 1. August 2025 nicht mehr angenommen. Wer nichts Digitales dabeihat, lässt das Bild vor Ort aufnehmen und zahlt 6,00 Euro dazu.
• Termin bei der falschen Behörde. Zuständig ist die Behörde am Wohnort. Ein Antrag anderswo ist möglich, kostet aber Zuschlag und ein begründetes Interesse.
• Beglaubigung ohne Original. Wer nur eine Kopie vorlegt, bekommt keine beglaubigte Abschrift. Die Behörde muss die Urschrift sehen.
• Erweitertes Führungszeugnis ohne Aufforderungsschreiben. Ohne die schriftliche Aufforderung der Stelle, die es verlangt, wird nur das einfache Zeugnis ausgestellt, und die 13,00 Euro sind trotzdem fällig.
• Adressänderung mit Neuantrag verwechselt. Nach einem Umzug wird die Anschrift auf dem Ausweis geändert, das Dokument bleibt dasselbe und die Änderung ist gebührenfrei. Wie die Anmeldung des Wohnsitzes abläuft, steht auf einer eigenen Seite.

Wenn eine Behörde einen Antrag ablehnt, etwa die Gebührenbefreiung für ein Führungszeugnis, ist das ein Bescheid mit Rechtsbehelfsbelehrung. Wie so ein Schreiben aufgebaut ist, steht unter Bescheid verstehen, und wie man dagegen vorgeht, unter Widerspruch einlegen.