Beglaubigung: amtlich, öffentlich, notariell und die Apostille

Vier Stufen, vier verschiedene Aussagen

Der Satz „bitte in beglaubigter Form einreichen" ist mehrdeutig. Dahinter stecken vier verschiedene Vorgänge, die unterschiedlich viel aussagen, von unterschiedlichen Stellen kommen und unterschiedlich viel kosten. Sie sind nicht gegeneinander austauschbar.

Der Sprung zwischen Stufe zwei und Stufe drei ist der teuerste Irrtum in diesem Bereich. Beide bestätigen eine Unterschrift, aber nur die öffentliche Beglaubigung erfüllt eine gesetzlich vorgeschriebene Form. Wo das Gesetz die öffentliche Beglaubigung verlangt, etwa bei Erklärungen gegenüber dem Grundbuchamt, beim Handelsregister oder bei der Ausschlagung einer Erbschaft, darf die Behörde gar nicht beglaubigen, und ihr Stempel wäre wirkungslos.

Die amtliche Beglaubigung einer Kopie

Sie ist der Alltagsfall: Zeugniskopie für die Hochschule, Kopie der Approbationsurkunde für die Kammer, Kopie eines Bescheids für eine andere Behörde. Die Urkundsperson vergleicht Kopie und Urschrift und setzt einen Vermerk darauf.

Was dieser Vermerk sagt, ist eng begrenzt: Die Kopie stimmt mit dem vorgelegten Original überein. Er sagt nichts darüber, ob die Urkunde echt ist, ob sie inhaltlich richtig ist oder ob sie noch gilt. Ein beglaubigtes Zeugnis mit gefälschter Note bleibt eine Fälschung, nur eben eine ordentlich kopierte.

Nach § 33 Abs. 3 VwVfG muss der Vermerk vier Angaben enthalten: die genaue Bezeichnung der Urschrift, die Feststellung, dass die Abschrift mit der Urschrift übereinstimmt, Ort und Tag der Beglaubigung sowie die Unterschrift der Urkundsperson mit Dienstsiegel. Fehlt das Siegel, ist es keine Beglaubigung, sondern eine Kopie mit Unterschrift.

Praktisch heißt das: Wer ein Dokument mit einer handschriftlichen Ergänzung, einem durchgestrichenen Wort oder einem herausgeschnittenen Feld vorlegt, wird abgewiesen. Ebenso, wer nur eine Kopie mitbringt. Die Behörde muss die Urschrift in der Hand gehabt haben.

Nicht jede Behörde beglaubigt für jeden Zweck. Grundsätzlich beglaubigt jede Behörde Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat. Darüber hinaus beglaubigt sie, wenn die Urschrift von einer Behörde stammt oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde gebraucht wird. Für eine Kopie, die ein privater Arbeitgeber oder eine private Hochschule sehen will, kann das Bürgeramt die Beglaubigung deshalb ablehnen. Welche Stellen im Land beglaubigungsbefugt sind, regelt das jeweilige Landesrecht.

Die amtliche Unterschriftsbeglaubigung und ihre Grenzen

Bei der Unterschriftsbeglaubigung nach § 34 VwVfG geht es nicht um eine Kopie, sondern um eine Person. Die Urkundsperson bestätigt, dass die Unterschrift von der Person stammt, die vor ihr steht und sich ausgewiesen hat. Deshalb wird in der Regel im Beisein der Urkundsperson unterschrieben oder die bereits geleistete Unterschrift ausdrücklich als eigene anerkannt.

Drei Grenzen sind wichtig:

• Kein Text, keine Beglaubigung. Eine Unterschrift ohne zugehörigen Text, also eine Blankounterschrift, wird nicht beglaubigt. Das Schriftstück muss vollständig vorliegen.
• Nur für den Behördengebrauch. Die Behörde beglaubigt Unterschriften, wenn das Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Für rein private Zwecke ist der Notar zuständig.
• Nicht dort, wo das Gesetz mehr verlangt. Verlangt eine Vorschrift die öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB, ist die amtliche Beglaubigung ausgeschlossen.

Wenn nur der Notar hilft

Die öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB bedeutet: Die Erklärung wird schriftlich abgefasst und die Unterschrift von einem Notar beglaubigt. Was der Notar dabei nicht tut, überrascht viele: Er prüft den Inhalt nicht. Nach § 40 Abs. 2 BeurkG bezieht sich die Beglaubigung nur auf die Echtheit der Unterschrift. Ob die Erklärung sinnvoll, wirksam oder klug ist, bleibt Ihre Sache. Der Notar soll allerdings die Beglaubigung ablehnen, wenn die Erklärung erkennbar unwirksam oder unerlaubt ist.

Erst die Beurkundung nach § 17 BeurkG geht weiter. Hier wird die Erklärung vollständig verlesen, der Notar klärt den Willen der Beteiligten, prüft den Sachverhalt und belehrt über die rechtliche Tragweite. Deshalb ist die Beurkundung für die schweren Fälle vorgeschrieben: Grundstückskaufvertrag, Erbvertrag, Gesellschaftsvertrag einer GmbH, Eheverträge. Wer für einen solchen Vorgang nur eine beglaubigte Unterschrift vorlegt, hat die Form verfehlt, und das Geschäft ist nichtig.

Was es kostet

Bei den Kosten trennen sich die beiden Welten deutlich.

Amtliche Beglaubigung. Es gibt keine bundeseinheitliche Gebühr. Verwaltungsgebühren der Kommunen richten sich nach dem Landesrecht und der jeweiligen Gebührensatzung, und die unterscheidet sich von Stadt zu Stadt, teils auch nach Seitenzahl oder nach Zweck. Die verbindliche Zahl steht in der Verwaltungsgebührensatzung Ihrer Gemeinde, die in der Regel online abrufbar ist. Jede Zahl, die als bundesweiter Preis präsentiert wird, ist falsch.

Notarielle Unterschriftsbeglaubigung. Hier gilt bundesweit das Gerichts- und Notarkostengesetz. Nach KV Nr. 25100 GNotKG fällt eine 0,2-Gebühr nach Tabelle B an, mindestens 20,00 Euro und höchstens 70,00 Euro, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Der Geschäftswert richtet sich nach dem Wert der Erklärung, spielt aber wegen der Deckelung bei größeren Werten keine Rolle mehr.

Werden dagegen drei getrennte Vermerke unter drei getrennten Erklärungen erstellt, entstehen drei Gebühren. Wer Kosten sparen will, achtet also darauf, dass alle Unterschriften unter einer Urkunde und einem Vermerk zusammengefasst werden.

Apostille und Legalisation

Soll eine deutsche Urkunde im Ausland verwendet werden, genügt der deutsche Stempel oft nicht. Die Empfängerbehörde will bestätigt haben, dass die unterzeichnende Stelle tatsächlich befugt war. Dafür gibt es zwei Wege.

Die Apostille stammt aus dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 und ersetzt im Verhältnis zu den Vertragsstaaten die frühere Legalisation durch die Botschaft. Sie ist ein standardisierter Aufdruck oder Anhang und wird von einer deutschen Stelle erteilt. Welche Stelle das ist, hängt davon ab, wer die Urkunde ausgestellt hat.

Die Legalisation bleibt für Staaten, die dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind. Dabei bestätigt die Auslandsvertretung des Zielstaates in Deutschland die Urkunde, meist nach einer vorgeschalteten Endbeglaubigung durch eine deutsche Stelle. Dieser Weg ist länger und in der Regel teurer. Für die Apostille selbst gibt es keinen bundesweiten Festbetrag, der sich pauschal nennen ließe; die Gebühr wird im Verfahren mitgeteilt und richtet sich nach der zuständigen Stelle.

Der Sonderweg: Führungszeugnis mit Apostille

Beim Führungszeugnis ist die Reihenfolge ungewöhnlich, und wer sie umdreht, beantragt zweimal und zahlt zweimal.

1. Zuerst zum Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Sie beantragen dort die Apostille, bevor das Führungszeugnis existiert. Sie erhalten eine Vorgangsnummer.
2. Dann das Führungszeugnis beantragen Im Antrag beim Bundesamt für Justiz geben Sie diese Vorgangsnummer und den Verwendungszweck im Ausland an.
3. Zusammenführung Das Bundesamt für Justiz übermittelt das Zeugnis so, dass die Apostille angebracht werden kann. Ein bereits zugestelltes Führungszeugnis lässt sich nachträglich nicht ohne Weiteres apostillieren.

Für EU-Staaten entfällt dieser Aufwand meist ganz, weil die Verordnung (EU) 2016/1191 das Führungszeugnis ausdrücklich erfasst. Der Sonderweg lohnt sich also nur, wenn das Zielland außerhalb der EU liegt.

Die häufigsten Fehler

„Beglaubigt" mit „öffentlich beglaubigt" verwechselt. Der Stempel des Bürgeramts erfüllt keine gesetzliche Form nach § 129 BGB. Grundbuchamt und Registergericht weisen ihn zurück.

Nur die Kopie mitgebracht. Ohne Urschrift keine Beglaubigung. Auch eine beglaubigte Kopie taugt nicht als Vorlage für eine weitere Beglaubigung.

Dokument mit Änderungen vorgelegt. Lücken, Durchstreichungen und Radierungen lösen das Beglaubigungsverbot des § 33 Abs. 2 VwVfG aus.

Geburtsurkunde durch beglaubigte Kopie ersetzt. Für die Erstausstellung von Personalausweis und Reisepass verlangen viele Behörden die Urkunde im Original oder eine neue Ausfertigung des Standesamts. Eine beglaubigte Kopie ist etwas anderes als eine beglaubigte Abschrift aus dem Register.

Apostille bei der falschen Stelle beantragt. Für notarielle Urkunden ist das Landgericht zuständig, für Landesbehörden die Mittelbehörde des Landes, für Bundesbehörden das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Ein Antrag am falschen Ort wird abgegeben oder abgelehnt und kostet Zeit.

Apostille für ein EU-Land beantragt. Für Personenstandsurkunden und Führungszeugnisse innerhalb der EU ist sie seit der Verordnung (EU) 2016/1191 in der Regel überflüssig.

Getrennte Vermerke statt eines Vermerks. Bei mehreren Unterschriften unter einer Urkunde fällt die notarielle Gebühr nur einmal an. Getrennte Urkunden vervielfachen sie.

Lehnt eine Behörde eine Beglaubigung ab oder setzt sie eine Gebühr fest, die Sie für unrichtig halten, ist das eine Entscheidung mit Rechtsbehelfsbelehrung. Wie ein solches Schreiben aufgebaut ist, steht unter Bescheid verstehen, das Vorgehen dagegen unter Widerspruch einlegen.