Die Lohnabrechnung Zeile für Zeile verstehen

Der Kopf: die Angaben, aus denen alles Weitere folgt

Der obere Block sieht aus wie Verwaltungsballast, entscheidet aber über jeden Euro weiter unten. Sechs Felder sind wichtig.

Steuer-Identifikationsnummer. Elf Ziffern, lebenslang gleich. Mit ihr ruft der Arbeitgeber Ihre elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Finanzamt ab. Steht dort eine falsche Nummer oder gar keine, rechnet der Betrieb nach Steuerklasse VI, und das ist die teuerste von allen.

Steuerklasse (abgekürzt StKl oder St-Kl). Sie steuert nur den Lohnsteuerabzug, nicht die endgültige Steuer. Welche Klasse zu welcher Lebenslage passt, steht unter Steuerklassen.

Kinderfreibeträge als Zähler. Hier steht 0, 0,5, 1,0 oder 2,0. Diese Zahl senkt nicht die Lohnsteuer. Sie wirkt ausschließlich auf Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, weil beide aus einer fiktiven Lohnsteuer berechnet werden, bei der die Kinderfreibeträge bereits abgezogen sind. Das Kindergeld läuft davon getrennt über die Familienkasse.

Konfession. Zwei Buchstaben, meist ev, rk oder ein Strich. Nur wer hier eingetragen ist, zahlt Kirchensteuer.

Krankenkasse und Zusatzbeitragssatz. Der Kassenname steht im Kopf, der Zusatzbeitragssatz meist direkt daneben oder in der Abzugszeile. Dieser Satz unterscheidet sich von Kasse zu Kasse.

Sozialversicherungsnummer. Zwölf Stellen aus Bereichsnummer des Rentenversicherungsträgers, Geburtsdatum, Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens, Seriennummer und Prüfziffer. Über sie werden Ihre Beiträge dem Rentenkonto zugeordnet.

Die Bezüge: alles, was Sie in diesem Monat verdient haben

Der zweite Block listet die Bezüge, meist mit Anzahl, Satz und Betrag. Typisch sind:

• Grundgehalt oder Stundenlohn mal Stunden. Bei Monatsgehalt eine Zeile, bei Stundenlohn zwei Spalten.
• Zulagen und Zuschläge. Schicht-, Erschwernis- oder Funktionszulagen sind voll steuer- und beitragspflichtig. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind dagegen nach § 3b EStG in bestimmten Prozentsätzen steuerfrei, tauchen aber trotzdem im Gesamtbrutto auf.
• Einmalbezüge. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Boni, Nachzahlungen. Sie werden als sonstiger Bezug nach der Jahrestabelle versteuert, deshalb wirkt der Abzug in diesem Monat ungewohnt hoch.
• Geldwerter Vorteil (geldw. Vorteil). Der Firmenwagen ist der Klassiker: monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises für die Privatnutzung plus 0,03 Prozent je Entfernungskilometer für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Für Elektrofahrzeuge gilt ein reduzierter Prozentsatz bis zu einer gesetzlich festgelegten Listenpreisgrenze. Der Betrag steht oben als Bezug und unten als Netto-Abzug wieder drin, weil kein Geld fließt, sondern nur versteuert wird.
• Sachbezüge. Tankgutschein, Gutscheinkarte, Essenszuschuss. Sachbezüge bleiben bis zur monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuer- und beitragsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Freigrenze heißt: ein Euro darüber macht den ganzen Betrag steuerpflichtig.
• Vermögenswirksame Leistungen (VWL). Der Arbeitgeberanteil ist steuer- und beitragspflichtiger Lohn. Er steht deshalb oben bei den Bezügen und wird unten netto an den Bausparvertrag oder Fonds überwiesen.

Drei Bruttobeträge, die fast nie gleich sind

Hier scheitern die meisten Leser, weil eine Abrechnung nicht ein Brutto kennt, sondern drei.

Auseinander fallen sie aus vier Gründen.

Entgeltumwandlung in die betriebliche Altersversorgung (BAV). Beiträge sind bis 8 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung steuerfrei (§ 3 Nr. 63 EStG), 2026 also bis 676 Euro im Monat. Beitragsfrei in der Sozialversicherung sind sie nur bis 4 Prozent, also bis 338 Euro im Monat. Wer mehr umwandelt, hat ein niedrigeres Steuerbrutto als SV-Brutto.

Steuerfrei, aber beitragspflichtig. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind steuerfrei, solange der Grundlohn 50 Euro je Stunde nicht übersteigt. Beitragsfrei bleiben sie dagegen nur bis zu einem Grundlohn von 25 Euro je Stunde. Dazwischen liegt ein Bereich, in dem derselbe Zuschlag steuerfrei und beitragspflichtig ist.

Beitragsfrei, aber steuerpflichtig. Eine Abfindung für den Verlust des Arbeitsplatzes ist kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Sie erhöht das Steuerbrutto voll und das SV-Brutto gar nicht.

Die Beitragsbemessungsgrenze. Oberhalb der Grenze steigt das SV-Brutto nicht weiter, das Steuerbrutto schon. Bei hohen Gehältern ist der Abstand deshalb groß.

Die Abzüge, obere Hälfte: Steuern

Lohnsteuer (LSt). Keine eigene Steuerart, sondern eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Der Arbeitgeber rechnet sie nach dem amtlichen Programmablaufplan aus dem Steuerbrutto, der Steuerklasse und einer pauschalen Vorsorgepauschale für Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge.

Solidaritätszuschlag (SolZ). 5,5 Prozent der Lohnsteuer, aber erst oberhalb einer Freigrenze. 2026 fällt er an, wenn die Jahreslohnsteuer 20.350 Euro übersteigt, bei Zusammenveranlagung 40.700 Euro. Umgerechnet auf den Monat sind das 1.695,83 Euro Lohnsteuer. Direkt oberhalb der Freigrenze greift eine Milderungszone, in der der Zuschlag langsam anwächst, statt auf einen Schlag voll zuzuschlagen. Für die große Mehrheit der Beschäftigten steht in dieser Zeile eine Null.

Kirchensteuer (KiSt). 8 Prozent der Lohnsteuer in Bayern und Baden-Württemberg, in allen übrigen Bundesländern 9 Prozent. Maßgeblich ist die Betriebsstätte des Arbeitgebers. Wer Kinder hat, zahlt weniger, weil die Bemessungsgrundlage eine fiktive Lohnsteuer nach Abzug der Kinderfreibeträge ist.

Die Abzüge, untere Hälfte: Sozialversicherung 2026

Der Zusatzbeitrag ist die Zeile, über die am meisten gestritten wird. Für 2026 nennt das Bundesministerium für Gesundheit einen durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 2,9 Prozent. Das ist ausdrücklich nur ein Rechenwert für gesetzliche Zwecke, nicht der Satz Ihrer Kasse. Die tatsächlichen Sätze liegen weit auseinander, von gut zwei Prozent bis über vier Prozent. Für Ihre Abrechnung gilt allein der Satz, den Ihre Kasse in ihrer Satzung festgelegt hat.

Bei der Pflegeversicherung sinkt der Arbeitnehmeranteil mit der Kinderzahl. Ab dem zweiten bis zum fünften Kind reduziert sich der Beitrag um je 0,25 Prozentpunkte, solange die Kinder unter 25 Jahre alt sind. Der Gesamtsatz beträgt damit bei zwei Kindern 3,35 Prozent, bei drei Kindern 3,10, bei vier Kindern 2,85 und ab fünf Kindern 2,60 Prozent. Fällt ein Kind aus der Altersgrenze heraus, steigt der Beitrag wieder.

Sachsen geht einen eigenen Weg: Weil dort ein Feiertag erhalten blieb, tragen Beschäftigte 2,30 Prozent und Arbeitgeber 1,30 Prozent. Kinderlose zahlen in Sachsen entsprechend 2,90 Prozent.

Oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen wird nichts mehr berechnet.

Die Versicherungspflichtgrenze ist die Schwelle, ab der man die gesetzliche Krankenversicherung verlassen darf. Sie wird oft mit der Beitragsbemessungsgrenze verwechselt, liegt aber deutlich höher und hat mit der Beitragsberechnung nichts zu tun.

Die Abkürzungen im Klartext

Eine Abrechnung über 4.000 Euro brutto, komplett durchgerechnet

Annahmen: 4.000 Euro Monatsbrutto, Steuerklasse I, keine Kinder, 30 Jahre alt, keine Kirchensteuer, nicht in Sachsen, keine Entgeltumwandlung, Zusatzbeitrag der Kasse 2,9 Prozent. Gesamtbrutto, Steuerbrutto und SV-Brutto sind hier gleich, weil es keine steuer- oder beitragsfreien Bestandteile gibt.

Die Jahreslohnsteuer entsteht so: 48.000 Euro Jahresarbeitslohn minus 1.230 Euro Arbeitnehmer-Pauschbetrag minus 36 Euro Sonderausgaben-Pauschbetrag minus 9.672 Euro Vorsorgepauschale ergibt 37.062 Euro zu versteuerndes Einkommen. Nach dem Einkommensteuertarif 2026 sind darauf 6.294 Euro fällig. Weil der Programmablaufplan monatsweise rundet, kann Ihre echte Abrechnung um ein bis zwei Euro abweichen. Mit anderen Werten rechnet der Brutto-Netto-Rechner.

Der Arbeitgeber zahlt daneben seinen Anteil: 372 Euro Rentenversicherung, 52 Euro Arbeitslosenversicherung, 350 Euro Krankenversicherung, 72 Euro Pflegeversicherung, dazu Umlagen für Entgeltfortzahlung und Mutterschutz, die Insolvenzgeldumlage von 0,15 Prozent und den Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Diese Beträge stehen auf vielen Abrechnungen in einer eigenen Spalte, mindern aber Ihr Netto nicht.

Die häufigsten Fehler

Falsche Kinderzahl in der Pflegeversicherung. Der Arbeitgeber erfährt die Zahl Ihrer Kinder nicht automatisch. Der Nachweis läuft über das Verfahren der Krankenkassen oder über Geburtsurkunden beim Arbeitgeber. Fehlt er, wird der Kinderlosenzuschlag von 0,6 Prozent abgezogen, obwohl Kinder da sind. Bei 4.000 Euro Brutto sind das 24 Euro im Monat. Der Zuschlag darf rückwirkend erstattet werden, wenn der Nachweis nachgereicht wird.

Vergessener oder veralteter Zusatzbeitragssatz. Kassen ändern ihren Satz oft zum Jahreswechsel. Wird der alte Satz weitergeführt, stimmt die Krankenversicherungszeile nicht. Der Satz Ihrer Kasse steht in deren Beitragsmitteilung, ein Blick auf die Januarabrechnung lohnt sich jedes Jahr.

Falsche Steuerklasse nach Heirat. Nach der Eheschließung werden beide Partner automatisch in Steuerklasse IV eingeordnet. Wer die Kombination III und V oder IV mit Faktor will, muss das beim Finanzamt beantragen. Umgekehrt bleibt nach einer Trennung die Kombination III und V oft zu lange stehen, was im Steuerbescheid zu einer Nachzahlung führt.

Geldwerter Vorteil doppelt oder gar nicht verrechnet. Der Firmenwagen muss oben als Bezug erscheinen und unten als Netto-Abzug wieder herausgehen. Steht er nur oben, ist Ihr Netto zu niedrig ausgewiesen. Steht er nur unten, fehlt die Versteuerung, und das Finanzamt holt sie sich später.

Fehlende Beitragsbemessungsgrenze bei Einmalzahlungen. Bei Weihnachtsgeld wird geprüft, ob der Jahresbetrag die Grenze bereits ausschöpft. Diese Prüfung übersehen kleine Abrechnungsprogramme regelmäßig.

Wer einen Fehler findet, wendet sich zuerst an die Lohnbuchhaltung. Sozialversicherungsbeiträge können in der Regel nur für die laufenden drei Monate im Lohnkonto korrigiert werden, danach läuft die Erstattung über die Krankenkasse als Einzugsstelle. Zu viel gezahlte Lohnsteuer holen Sie sich über die Einkommensteuererklärung zurück.