Werbungskosten 2026: was zählt, was gestrichen wird

Ab wann sich das Sammeln überhaupt lohnt

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen (§ 9 Abs. 1 EStG). Sie werden vom Bruttoarbeitslohn abgezogen, bevor der Steuersatz greift. Ein Werbungskostenabzug von 1.000 Euro senkt also nicht die Steuer um 1.000 Euro, sondern um 1.000 Euro multipliziert mit Ihrem Grenzsteuersatz, je nach Einkommen zwischen etwa 25 und 42 Prozent.

Damit nicht jeder Kugelschreiber belegt werden muss, zieht das Finanzamt ohne Nachweis den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ab (§ 9a EStG). Er ist bereits in den Lohnsteuertabellen eingearbeitet. Das heißt: Die ersten 1.230 Euro an echten Kosten bringen Ihnen nichts, weil Sie sie ohnehin bekommen. Erst der Betrag darüber wirkt.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „was kann ich absetzen", sondern „komme ich über 1.230 Euro". Seit 2026 ist die Antwort für die meisten Pendler: ja, allein durch den Arbeitsweg.

Die Entfernungspauschale ab 2026: 38 Cent ab Kilometer eins

Das Steueränderungsgesetz 2025, dem der Bundesrat am 19. Dezember 2025 zugestimmt hat, ändert § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG. Ab dem 1. Januar 2026 gilt ein einheitlicher Satz von 38 Cent je Entfernungskilometer, und zwar ab dem ersten Kilometer. Bis einschließlich 2025 galten 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und erst ab dem 21. Kilometer 38 Cent.

Gezählt wird die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht Hin- und Rückweg, und nur für Tage, an denen Sie tatsächlich hingefahren sind. Maßgeblich ist die kürzeste Straßenverbindung; eine längere zählt nur, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig benutzt wird. Angefangene Kilometer werden abgerundet.

Zwei Schwellen ergeben sich daraus direkt:

• Die Pauschbetragsschwelle. 1.230 Euro geteilt durch 83,60 Euro (das sind 0,38 × 220) ergibt 14,7. Ab rund 15 Kilometern einfacher Entfernung ist der Arbeitnehmer-Pauschbetrag allein durch den Arbeitsweg überschritten, jeder weitere Beleg wirkt sich zusätzlich aus. 2025 lag diese Schwelle noch bei rund 19 Kilometern.
• Die Höchstbetragsschwelle. 4.500 Euro geteilt durch 83,60 Euro ergibt 53,8. Ab rund 54 Kilometern stößt man an den Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Der Höchstbetrag gilt allerdings nicht, soweit Sie einen eigenen oder Ihnen zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzen, also auch beim Dienstwagen und beim Fahrzeug des Partners. Praktisch trifft die Deckelung damit vor allem Mitfahrer in Fahrgemeinschaften, Motorradfahrer und Menschen, die mit Bus und Bahn pendeln. Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt und höhere tatsächliche Kosten hat, darf statt der Pauschale diese Kosten ansetzen (§ 9 Abs. 2 EStG).

Homeoffice, Arbeitszimmer und der Tag, an dem beides nicht geht

Für Arbeit in der eigenen Wohnung gibt es zwei getrennte Wege.

Die Tagespauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG beträgt 6 Euro für jeden Kalendertag, an dem Sie überwiegend zu Hause arbeiten, höchstens 1.260 Euro im Jahr. Das entspricht 210 Tagen. Ein eigenes Zimmer ist nicht nötig, der Küchentisch genügt. Es gibt zwei Konstellationen:

• Sie arbeiten überwiegend zu Hause und suchen an diesem Tag die erste Tätigkeitsstätte nicht auf. Dann gilt die Tagespauschale, die Entfernungspauschale gibt es für diesen Tag nicht.
• Ihnen steht dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, etwa als Lehrkraft oder im Außendienst. Dann bekommen Sie die Tagespauschale auch für Tage, an denen Sie zusätzlich zur Tätigkeitsstätte oder zu Kunden gefahren sind. Beides am selben Tag ist also nur in diesem Fall möglich.

Das häusliche Arbeitszimmer nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG ist der andere Weg. Es wird nur anerkannt, wenn das Zimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet, wenn Sie also den qualitativ entscheidenden Teil Ihrer Arbeit dort erledigen. Ein zusätzlicher Arbeitsplatz beim Arbeitgeber schließt das in der Regel aus. Liegt der Mittelpunkt zu Hause, haben Sie die Wahl zwischen den tatsächlichen anteiligen Kosten (Miete, Nebenkosten, Strom, Renovierung, anteilig nach Fläche) und der Jahrespauschale von 1.260 Euro ohne jeden Nachweis. Die Jahrespauschale ist personenbezogen und wird für jeden vollen Monat gekürzt, in dem die Voraussetzungen nicht vorlagen.

Wer das Zimmer nur zeitweise nutzt und den Mittelpunkt woanders hat, bekommt keine Raumkosten, aber die Tagespauschale. Arbeitsmittel, Telefon und Internet sind davon unberührt und weiterhin abziehbar.

Reisekosten und Verpflegung

Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, also überall dort, wo Sie nicht Ihre erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, zählen die tatsächlichen Fahrtkosten. Mit dem eigenen Pkw sind das entweder die nachgewiesenen Kilometerkosten oder der pauschale Kilometersatz je gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg.

Für die Verpflegung gibt es feste Pauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG), Einzelbelege spielen keine Rolle:

Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: 20 Prozent des Tagessatzes für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Bei längerem Einsatz an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt der Verpflegungsmehraufwand nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu.

Bei doppelter Haushaltsführung kommen die Unterkunftskosten am Beschäftigungsort dazu, im Inland höchstens 1.000 Euro im Monat, dazu eine Familienheimfahrt pro Woche mit der Entfernungspauschale, in den ersten drei Monaten Verpflegungspauschalen und die Umzugskosten. Voraussetzung ist ein eigener Hausstand am Lebensmittelpunkt, an dem Sie sich finanziell beteiligen.

Der Rest der Liste

• Arbeitsmittel. Werkzeug, Fachbücher, Büromöbel, Computer, Software, Diensthandy. Kostet ein Gegenstand höchstens 800 Euro ohne Umsatzsteuer, ist er im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe abziehbar (§ 6 Abs. 2 EStG). Teurere Gegenstände werden über die Nutzungsdauer verteilt. Für Computerhardware und Software erkennt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr an, sodass auch teure Geräte sofort durchschlagen. Bei privater Mitbenutzung wird der berufliche Anteil geschätzt und nur dieser abgezogen; ein ganz untergeordneter beruflicher Anteil genügt nicht.
• Fortbildung. Kurse, Seminare, Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Fahrten und Übernachtungen, wenn die Maßnahme dem ausgeübten oder angestrebten Beruf dient. Anders die erste Berufsausbildung oder das Erststudium ohne vorherige Ausbildung: Diese Kosten sind nur Sonderausgaben und dort auf 6.000 Euro im Jahr begrenzt (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Der Unterschied ist erheblich, denn Sonderausgaben lassen sich nicht als Verlust in spätere Jahre vortragen.
• Bewerbungskosten. Porto, Beglaubigungen, Bewerbungsfotos, Fahrten zum Vorstellungsgespräch, auch wenn die Bewerbung erfolglos war. Führen Sie eine einfache Liste mit Datum, Empfänger und Kosten.
• Umzug aus beruflichem Anlass. Abziehbar bei Versetzung, Stellenwechsel oder wenn sich der Arbeitsweg erheblich verkürzt, in der Praxis um mindestens eine Stunde täglich. Neben Spedition, Makler für die neue Mietwohnung und doppelter Miete gibt es eine Umzugskostenpauschale für sonstige Auslagen, deren Höhe das Bundesfinanzministerium regelmäßig anpasst und die zum Umzugstag im jeweils geltenden Schreiben nachzuschlagen ist.
• Berufskleidung. Nur typische Berufskleidung: Uniform, Arztkittel, Sicherheitsschuhe, Richterrobe, Kleidung mit Firmenlogo. Anzug, Kostüm, Businesshemd und schwarze Hose sind bürgerliche Kleidung und werden gestrichen, auch wenn der Arbeitgeber sie vorschreibt. Reinigungskosten für anerkannte Berufskleidung zählen mit.
• Kontoführung. Die Finanzämter erkennen für ein Gehaltskonto seit Langem einen kleinen Jahresbetrag ohne Nachweis an. Höhere tatsächliche Gebühren müssen belegt und auf den beruflichen Anteil aufgeteilt werden.
• Beiträge zu Berufsverbänden. Neu ab 2026: Gewerkschaftsbeiträge und Beiträge zu Berufsverbänden werden zusätzlich zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag berücksichtigt (§ 9a EStG in der Fassung des Steueränderungsgesetzes 2025). Bisher gingen sie in den 1.230 Euro unter, wenn keine weiteren Kosten anfielen. Der Beitrag wirkt nun in jedem Fall, auch bei sonst leerer Werbungskostenliste.
• Weiteres. Kammerbeiträge, Berufshaftpflicht, Unfallversicherung mit beruflichem Anteil, Arbeitszimmerausstattung, Telefon- und Internetkosten (die Finanzverwaltung akzeptiert dafür einen pauschalen Anteil der Monatsrechnung bis zu einer festen Obergrenze, ohne Einzelnachweis), Prozesskosten aus dem Arbeitsverhältnis.

Was regelmäßig gestrichen wird

• Zu viele Arbeitstage. Bei einer Fünf-Tage-Woche akzeptieren Finanzämter üblicherweise 220 bis 230 Fahrten, bei sechs Tagen entsprechend mehr. Wer 250 Tage angibt und dazu 30 Urlaubstage und Krankheitstage, produziert einen Widerspruch, der auffällt.
• Homeoffice und Pendlerpauschale am selben Tag. Zulässig nur, wenn dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Sonst wird für jeden Tag eines von beidem gestrichen.
• Arbeitszimmer ohne Mittelpunkt. Der häufigste Streichungsgrund. Wer einen Schreibtisch beim Arbeitgeber hat, bekommt keine Raumkosten.
• Bürgerliche Kleidung, Brillen, Führerschein, allgemeinbildende Zeitungen. Gemischte Aufwendungen ohne klaren beruflichen Schwerpunkt.
• Die längere Strecke ohne Begründung. Wer nicht die kürzeste Verbindung ansetzt, muss die Zeitersparnis plausibel machen.
• Doppelte Ansätze. Vom Arbeitgeber steuerfrei erstattete Fahrt-, Reise- oder Umzugskosten mindern den Werbungskostenabzug. Ein Jobticket und ein Fahrtkostenzuschuss werden angerechnet.

Belege: vorhalten statt einschicken

Seit dem Veranlagungszeitraum 2017 gilt keine Belegvorlagepflicht mehr, sondern eine Belegvorhaltepflicht. Sie schicken also nichts mit, sondern bewahren die Nachweise auf und reichen sie nach, wenn das Finanzamt sie anfordert. Praktisch heißt das: Rechnungen, Fahrtenaufstellungen, Bescheinigungen des Arbeitgebers über Homeoffice-Tage und Zahlungsnachweise gehören in einen Ordner, mindestens bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Wer nachreichen soll und nichts hat, verliert den Abzug in der Regel vollständig.

Kommt der Bescheid mit gekürzten Werbungskosten zurück, gibt es dafür eine Monatsfrist und den Einspruch gegen den Steuerbescheid. Wie sie berechnet wird und was ein Einspruch bewirkt, steht unter Steuerfristen und Fristen richtig berechnen; den Bescheid selbst nimmt Steuerbescheid verstehen Zeile für Zeile auseinander. Wie stark sich ein zusätzlicher Werbungskostenabzug auf Ihr Netto auswirkt, zeigt der Brutto-Netto-Rechner.