Wer eine Steuererklärung abgeben muss und bis wann

Warum die meisten Angestellten nichts tun müssen

Bei Arbeitnehmern zieht der Arbeitgeber jeden Monat Lohnsteuer ab und führt sie an das Finanzamt ab. Diese Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer des Jahres. Die Berechnung unterstellt dabei ein glattes Jahr: zwölf gleiche Monate, keine weiteren Einkünfte, nur die Pauschbeträge. Passt diese Unterstellung, stimmt das Ergebnis am Jahresende ungefähr, und der Gesetzgeber verzichtet auf eine Erklärung.

Sobald die Unterstellung nicht mehr passt, weicht die einbehaltene Lohnsteuer von der tatsächlichen Jahressteuer ab. Dann will das Finanzamt eine Erklärung sehen. Diese Fälle sind in § 46 Abs. 2 EStG abschließend aufgezählt. Fällt Ihr Fall unter keinen davon, gibt es keine Abgabepflicht, egal wie hoch Ihr Gehalt ist.

Die Pflichtfälle im Einzelnen

Ein paar Feinheiten dazu. Die 410 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag: Bei 411 Euro Nebeneinkünften wird der ganze Betrag steuerpflichtig, nicht nur der eine Euro darüber. Kapitalerträge, von denen die Bank bereits Abgeltungsteuer einbehalten hat, zählen nicht mit, weil sie abgegolten sind. Beim eingetragenen Freibetrag entfällt die Pflicht, wenn der Arbeitslohn eine bestimmte, jährlich angepasste Grenze nicht übersteigt; den aktuellen Wert nennt § 46 Abs. 2 Nr. 4 EStG.

Zur Abfindung gehört ein Hinweis, der jüngeren Datums ist: Seit dem Lohnzahlungszeitraum 2025 wenden Arbeitgeber die Fünftelregelung nicht mehr selbst beim Lohnsteuerabzug an. Die Ermäßigung nach § 34 EStG gibt es nur noch über die Steuererklärung. Wer eine Abfindung erhalten hat und keine Erklärung abgibt, verschenkt den Vorteil.

Lohnersatzleistungen: der häufigste böse Brief

Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld und Insolvenzgeld sind steuerfrei. Sie werden aber in den Progressionsvorbehalt einbezogen (§ 32b EStG): Das Finanzamt rechnet den Steuersatz so aus, als wären sie steuerpflichtiges Einkommen, und wendet diesen höheren Satz dann auf das übrige Einkommen an. Weil während des Bezugs keine Lohnsteuer einbehalten wurde, entsteht regelmäßig eine Nachzahlung.

Wer Elterngeld oder Krankengeld bezogen hat, sollte deshalb einen Teil davon zurücklegen. Wie sich Lohnsteuerabzug und Jahressteuer unterscheiden, zeigt der Brutto-Netto-Rechner für die laufenden Monate.

Die Fristen

Die gesetzliche Grundfrist steht in § 149 Abs. 2 AO: sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, also der 31. Juli. Wer eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein beauftragt hat, hat nach § 149 Abs. 3 AO bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit. Fällt ein Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Daraus ergeben sich die krummen Daten der nächsten Jahre.

Die verlängerte Frist gilt nur, wenn die Beratung tatsächlich beauftragt ist und die Erklärung von dort übermittelt wird. Ein Beratungsvertrag, der erst im Januar geschlossen wird, hilft für das Vorjahr noch, ein nachträglicher nicht mehr. Unabhängig davon kann das Finanzamt Erklärungen vorzeitig anfordern (§ 149 Abs. 4 AO), etwa bei hohen Nachzahlungen in der Vergangenheit.

Wer die Frist nicht halten kann, beantragt vorher eine Fristverlängerung (§ 109 AO). Formlos, mit Begründung, vor Fristablauf. Nach Fristablauf ist eine Verlängerung nur noch in Ausnahmefällen möglich. Wie sich Monatsfristen im Steuerrecht genau berechnen, steht unter Fristen richtig berechnen; der Fristenrechner macht es für Ihr Datum.

Was Verspätung kostet

Bis zu einer gewissen Verzögerung liegt die Festsetzung im Ermessen des Finanzamts (§ 152 Abs. 1 AO). Danach ist sie zwingend: Wer die Erklärung nicht innerhalb von 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres abgibt, bekommt den Zuschlag ohne Ermessensspielraum (§ 152 Abs. 2 AO). Für den Veranlagungszeitraum 2025 ist das der 1. März 2027.

Der Mindestbetrag von 25 Euro je angefangenem Monat greift auch dann, wenn die Nachzahlung klein ist. Sechs Monate Verspätung kosten also mindestens 150 Euro. Nach oben ist der Zuschlag auf 25.000 Euro begrenzt (§ 152 Abs. 10 AO).

Es gibt Ausnahmen von der zwingenden Festsetzung (§ 152 Abs. 3 AO): wenn das Finanzamt die Frist verlängert hat, wenn die Steuer auf null festgesetzt wird oder wenn die festgesetzte Steuer die Vorauszahlungen und Abzugsbeträge nicht übersteigt, es also zu einer Erstattung kommt. Bei einer freiwilligen Abgabe fällt schon deshalb kein Verspätungszuschlag an, weil es keine Erklärungspflicht gibt.

Zusätzlich kann das Finanzamt Zwangsgeld androhen und festsetzen. Bleibt die Erklärung ganz aus, schätzt es die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 AO). Schätzungen fallen erfahrungsgemäß großzügig zugunsten des Fiskus aus, und der Bescheid ist trotzdem wirksam. Dagegen hilft nur der fristgerechte Einspruch mit nachgereichter Erklärung.

Freiwillig abgeben: vier Jahre rückwirkend

Wer nicht abgeben muss, kann trotzdem. Das heißt Antragsveranlagung (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG) und ist an keine Abgabefrist gebunden, sondern nur an die Festsetzungsfrist von vier Jahren (§ 169 Abs. 2 Nr. 2 AO). Sie beginnt bei der Antragsveranlagung mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist.

Maßgeblich ist der Eingang beim Finanzamt, nicht der Poststempel. Eine elektronisch über ELSTER übermittelte Erklärung ist am Tag der Übermittlung eingegangen, was am 31. Dezember den Unterschied macht.

Warum sich das für die meisten Arbeitnehmer lohnt, liegt an derselben Unterstellung, die den Lohnsteuerabzug einfach macht. Zurück kommt Geld typischerweise, wenn: die Werbungskosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro liegen, das Jahr nicht durchgehend gearbeitet wurde, unterjährig geheiratet wurde, ein Kind geboren wurde, Handwerker oder haushaltsnahe Dienstleistungen bezahlt wurden, oder außergewöhnliche Belastungen wie Krankheitskosten und Pflegeaufwand angefallen sind.

Wer sonst noch abgeben muss

Rentnerinnen und Rentner. Eine Erklärungspflicht besteht, wenn der Gesamtbetrag der Einkünfte den Grundfreibetrag übersteigt, 2026 also 12.348 Euro bei Einzelveranlagung (§ 56 EStDV). Steuerpflichtig ist dabei nicht die volle Rente, sondern der Besteuerungsanteil, der sich nach dem Jahr des Rentenbeginns richtet. Weil die Rentenversicherung ihre Zahlungen elektronisch meldet, fordern Finanzämter in Zweifelsfällen von sich aus zur Abgabe auf. Kommen Betriebsrente, Mieteinnahmen oder eine Werkstattrente hinzu, wird die Grenze schneller erreicht.

Selbstständige und Gewerbetreibende. Hier gilt die Erklärungspflicht unabhängig von der Höhe der Einkünfte (§ 25 Abs. 3 EStG, § 149 AO), dazu je nach Tätigkeit die Umsatzsteuer- und die Gewerbesteuererklärung. Die Übermittlung ist elektronisch vorgeschrieben.

Vermieterinnen und Vermieter. Wer neben dem Arbeitslohn mehr als 410 Euro aus Vermietung erzielt, ist abgabepflichtig. Verluste aus Vermietung, etwa in den ersten Jahren nach einem Kauf, sind ein guter Grund, auch ohne Pflicht abzugeben.

Wer zur Abgabe aufgefordert wird. Eine Aufforderung des Finanzamts begründet die Pflicht auch dann, wenn kein Fall des § 46 Abs. 2 EStG vorliegt. Sie kommt als eigenes Schreiben mit Frist.

Wie abgegeben wird

Der Standardweg ist Mein ELSTER, das kostenlose Portal der Finanzverwaltung. Für Arbeitnehmer ist die Papierform noch zulässig, für Selbstständige und Gewerbetreibende in der Regel nicht mehr.

Zwei Dinge nehmen die meiste Arbeit ab. Der Belegabruf, umgangssprachlich vorausgefüllte Steuererklärung, übernimmt die bereits übermittelten Daten in das Formular: Bruttoarbeitslohn und einbehaltene Steuern aus der Lohnsteuerbescheinigung, Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, Lohnersatzleistungen, Renten, Riester-Beiträge. Verantwortlich für die Richtigkeit bleiben Sie. Und die Belegvorhaltepflicht: Belege werden nicht mehr eingereicht, sondern aufbewahrt und nur auf Anforderung vorgelegt. Heben Sie sie mindestens auf, bis der Bescheid bestandskräftig ist. Was danach im Bescheid steht, erklärt Steuerbescheid verstehen.

Wer beraten darf

Unbeschränkt beraten dürfen Steuerberaterinnen und Steuerberater, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Wirtschaftsprüfer. Sie rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab, deren Sätze sich nach dem Gegenstandswert richten.

Lohnsteuerhilfevereine dürfen nur einen begrenzten Personenkreis beraten (§ 4 Nr. 11 StBerG): Arbeitnehmer, Beamte, Rentner und Unterhaltsempfänger. Sobald Einkünfte aus Gewerbebetrieb, aus selbstständiger Arbeit oder aus Land- und Forstwirtschaft vorliegen, endet die Befugnis. Einnahmen aus Kapitalvermögen und Vermietung sind zulässig, aber nur bis zu einer im Gesetz genannten Höchstgrenze, die den aktuellen Wortlaut des § 4 Nr. 11 StBerG erfordert. Die Vereine erheben einen Jahresbeitrag, der sich nach dem Einkommen staffelt, und beraten dafür das ganze Jahr.

Nicht beraten dürfen Freunde, Kollegen und Verwandte außerhalb des engen Angehörigenkreises, auch nicht unentgeltlich. Steuersoftware ist keine Beratung, sondern ein Werkzeug.

Die häufigsten Fehler

• Elterngeld oder Krankengeld nicht als Pflichtfall erkannt. Über 410 Euro besteht Abgabepflicht, und meist gibt es eine Nachzahlung.
• Die Beraterfrist ohne Beauftragung nutzen. Wer selbst abgibt, hat nur bis zum 31. Juli Zeit, unabhängig davon, was ein Bekannter mit Steuerberater erzählt.
• Auf die Beratungsbefugnis nicht achten. Wer nebenbei gewerblich tätig ist, darf vom Lohnsteuerhilfeverein nicht beraten werden. Die Erklärung wäre unwirksam übermittelt und die Frist gerissen.
• Die Vier-Jahres-Frist knapp reißen. Der 31. Dezember ist ein hartes Datum; eine Verschiebung auf den nächsten Werktag gibt es bei der Festsetzungsfrist nicht.
• Nach einer Schätzung nur die Erklärung nachreichen. Ohne Einspruch innerhalb eines Monats bleibt der Schätzungsbescheid bestehen, selbst wenn die Erklärung längst beim Finanzamt liegt.
• Zusammenveranlagung ungeprüft wählen. Bei Lohnersatzleistungen oder stark unterschiedlichen Einkommen kann die Einzelveranlagung günstiger sein.